Om het meeste uit uw zakenreisbudget te halen, is het van cruciaal belang om te plannen om uw programma optimaal te benutten. Reizigers vertellen dat ze de laagste logische vluchtprijs moeten kiezen, is gewoon niet voldoende. Hier zijn de elementen waarmee u rekening moet houden bij het plannen of evalueren van uw reisprogramma.
1. Reisbeleid
Een goed geschreven en verspreid reisbeleid is de basis van elk goed reisprogramma, en ik ben altijd verbaasd dat zoveel bedrijven zo’n verouderd en slecht opgevat reisbeleid hebben, als ze er al een hebben. Het is niet moeilijk om een goed geschreven beleid te vinden. Een daarvan is vrij gemakkelijk online te vinden. Het enige dat overblijft, is dat het wordt bewerkt om de bedrijfscultuur te weerspiegelen en binnen het bedrijf wordt verspreid, zodat iedereen het begrijpt en ermee instemt het te volgen. Om deze reden is het een goed idee om iedereen een kopie van het reisbeleid te laten ondertekenen om ervoor te
zorgen dat het wordt gelezen, begrepen en eigendom is van alle medewerkers van het bedrijf. Ik stel voor dat iedereen in het bedrijf een kopie van het reisbeleid ondertekent, of ze nu reizen of niet. Ze kunnen later van functie in het bedrijf wisselen en moeten reizen. Een reisbeleid hoeft niet lang of ingewikkeld te zijn. Enkele van de beste reisbeleidsregels die ik ooit heb gezien, waren slechts een paar pagina’s lang.
2. Gecentraliseerd reizen intern en extern
Veel bedrijven centraliseren hun reisprogramma niet, en ze betalen een prijs in de vorm van een verlies aan mogelijkheden voor kostenvermindering en interne efficiëntie. Veel bedrijven die reizen niet centraliseren, zijn bang om van reizigers iets te eisen dat ze misschien niet willen doen, samen met het idee dat voor het centraliseren van reizen een reismanager moet worden aangenomen. Beide kunnen legitieme zorgen zijn, maar dat hoeft in de meeste gevallen niet te zijn. Door reizigers centraal te laten boeken, zorgt u er niet per se voor dat ze hun flexibiliteit verliezen. U kunt reizen centraliseren terwijl u reizigers nog steeds de mogelijkheid geeft om zelfstandig te boeken, hetzij bij een reisbureau naar keuze, of online via een aanbieder waarmee u samenwerkt en waar u vertrouwen in hebt. Door iemand aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het toezicht op reizen, bent u zowel intern als extern één aanspreekpunt krijgen voor reisvraagstukken. Als uw bedrijf minder dan $ 1 miljoen uitgeeft aan vliegreizen, heeft u waarschijnlijk geen fulltime reismanager nodig. In deze gevallen kan het reistoezicht worden gegeven aan de financiële afdeling, personeelszaken of zelfs een assistent op directieniveau. Hier is een overzicht van de voordelen die kunnen worden behaald door reizen te centraliseren.
